Reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos que levam a um fracasso.
Sete técnicas para serem aplicadas em uma reunião. Veja:
Estabeleça previamente os propósitos da reunião – Para que uma reunião seja produtiva, todos participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
Convoque certo – É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é desperdiçar o tempo de algumas pessoas.
Abra a reunião explicitando os propósitos - Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
Permaneça em pé – pois dessa forma evita conversas paralelas em função
de seu posicionamento, e se observa os participantes e também referencia visualmente
o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocuparácom o tempo.
Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
Avalie o processo – Para ajudar a você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.
Cabe ao líder da equipe, além de conduzir o encontro, delegar essa função para algum
outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Essa é uma ótima oportunidade para que mostrem sua capacidade de liderança. Tais técnicas relatadas, podem colaborar para que as reuniões possam atingir os seus
objetivos. Experimente!
Cabe ao líder:
Preparação:
1- Verificar se a reunião é realmente necessária
2- Avaliar quem deverá estar presente
3- Fazer a convocação informando com um mínimo de 24:00h de antecedência o dia,local, 4- hora e duração, com a pauta de assuntos a serem abordados (veja abaixo um exemplo de convocação de reunião)
Realização
1- Iniciar a reunião no horário agendado (independente do numero de participantes)
2- Começar com uma breve explicação do motivo da reunião ou ler a convocação para evitar que se fuja do objetivo
3- Terminar a reunião no horário agendado (independente dos assuntos terem ou não se esgotado, se necessário, marque outra em caráter de urgência)
4- Designar que alguém faça as anotações durante a reunião
5- Administrar um tempo médio para cada um expor suas idéias
6- Manter os assuntos dentro da pauta para evitar que os participantes se alonguem em discussões além do tema em questão
7- Intervenha quando alguém estiver falando muito ou com muita freqüência
Pós-reunião
1- Fazer uma planilha com as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos, destacando os responsáveis e os prazos para todas as ações
2- Enviar a planilha por e-mail para todos os participantes (veja abaixo um exemplo anotações de reunião)
três perguntas básicas que os líderes devem fazer antes de convocar uma reunião.
a) A reunião tem um objetivo? Reuniões sem objetivo não devem ser feitas, trate no máximo dois assuntos por vez, muita informação dispersa o foco.
b) As pessoas que podem decidir estarão presentes? Pessoas que têm poder de decisão devem estar na reunião.
c) Existe uma forma do assunto ser resolvido sem essa reunião? Este é um aspecto muito importante que deve ser avaliado. Se o assunto puder ser resolvido de outra forma, via e-mail, com um telefonema ou em um café, não há necessidade de se fazer uma reunião.
Uma reunião, portanto, pode ajudar ou prejudicar. Neste sentido, discorremos abaixo sobre algumas orientações para que você utilize este momento a seu favor:
* Se prepare para a reunião. Veja qual será a pauta e estude os assuntos. Se não estiver familiarizado, pesquise sobre os temas e determine melhorias e mudanças importantes até sentir que está pronto para contribuir na reunião;
* Vista-se bem. Esta pode ser a oportunidade em que você será apresentado a superiores hierárquicos com que tenha pouco contato. Uma apresentação visual alinhada é de extrema importância e terá grande influência nas impressões sobre você;
*Considere que todos os presentes são qualificados e evite exibicionismos, que podem transparece uma imagem negativa. Ao invés disso, demonstre um bom e correto trabalho, transpareça como você interage bem em equipe e mostre que você estará sempre pronto para o que for necessário;
* Não se comporte como se suas idéias fossem sempre melhores que as dos outros. É importante ouvir, esperar sua vez, e de forma educada e polida complementar as idéias em discussão com suas próprias opiniões. Tenha em mente que, se cada um na reunião ver apenas o seu próprio caminho, nenhum avanço será alcançado;
* Tenha um comportamento profissional. Evite conversas paralelas, nada de fofocas e de forma alguma interrompa a reunião para atender o telefone. Coloque seu celular no silencioso para não ter a atenção desviada;
* Faça anotações. Pontos importantes em discussão devem ser anotados para você não confie unicamente em sua memória. Anote os pontos principais das idéias que os outros estão expondo e as suas próprias;
* Não se omita. Algumas pessoas optam por se tornar praticamente invisíveis durante as reuniões. Essa não deve ser a seu conduta, pois não é esta imagem passiva que você quer transmitir. Não seja exagerado, mas participe da reunião sempre que tiver algo a acrescentar. Transmita espontaneidade, clareza e confiança.
Tenha em mente que a reunião é um dos momentos mais propícios para transmitir uma imagem de líder competente e colaborativo. Não desperdice a oportunidade e haja com calma. Sempre pense antes de agir e falar.
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